Sistema de Sugerencias, un importante segmento de Kaizen

Kaizen dentro de Lean es cultura y eso se menciona en muchos libros, artículos, entrenamientos etc. Sin embargo ¿cómo se implementa? Es esta una pregunta que muchos nos podemos hacer. En este sentido entonces tenemos que ver que Kaizen también es un programa, el cual debe ser bien planeado y estructurado para ser implementado con éxito en el corto, mediano y largo plazo.

Por tal razón un segmento importante en un programa de Kaizen es el sistema de sugerencias, el cual es una parte integral de Kaizen orientado de forma individual. La alta gerencia debe implementar un plan bien diseñado para asegurar que el sistema de sugerencias sea dinámico.

La mejora proveniente de sugerencias es realmente infinita en oportunidades, estas pueden ser no únicamente en áreas de producción o manufactura, sino también en oficinas o áreas administrativas. Existen empresas como Canon, Matsushita que manejan programas muy estructurados de sistema de sugerencias con miles de sugerencias por año y con ganancias económicas importantes.

Un ejemplo interesante en Canon donde un trabajador que por mucho tiempo usaba como parte de su trabajo unos papeles de limpieza especiales y muy caros para limpiar los lentes de las cámaras, este detectó que ese mismo trabajo lo podía hacer con hisopos de algodón o cotonetes que vendían en los supermercados. Esta mejora hacia el trabajo más sencillo y menos costoso.

Esto entonces nos lleva a pensar que la clave a largo plazo de un programa de mejora por sugerencias de trabajadores convertirá a un trabajador en ser no solo una especie de robot que se dedica a repetir sus labores durante toda su jornada sino se convierte en trabajadores pensantes.

Kaizen como sugerencias genera en el trabajador una actitud positiva hacia cambiar y mejorar la manera en que hace su trabajo. También refuerza la moral de los trabajadores, y la gerencia no debería siempre únicamente solicitar un beneficio económico por cada sugerencia. La participación y la respuesta de la gerencia en un programa de sugerencias es clave para llevar a los trabajadores a buscar siempre en cómo mejorar la forma en que desarrollan el trabajo.

Es conocido que Deming y Juran en los años posteriores a la segunda guerra mundial llevaron a Japón los conceptos de estadística de calidad, pero es muy poco conocido que por los mismos tiempos también fueron llevados a Japón los sistemas de sugerencias por TWI (Training Within Industries) y por U.S. Air Force. Además muchos altos ejecutivos que visitaron Estados Unidos después de la guerra aprendieron acerca de sistema de sugerencias y lo implementaron en sus empresas.

Al poco tiempo de haber aprendido el estilo de sistema de sugerencias de América, los japoneses crearon su propio estilo de sistema de sugerencias. La diferencia era que el estilo americano de sugerencias buscaba rápidamente el ahorro económico mientras que el japonés destacaba la parte de reforzar la moral en los trabajadores.

Actualmente los sistemas de sugerencias operan en la mayoría de las grandes empresas de manufactura en Japón, y en cerca de la mitad de las medianas y pequeñas empresas. De acuerdo a la Asociación de Relaciones Humanas en Japón los principales temas de sugerencias en empresas Japonesas son:

1.    Mejoras en tu propia área de trabajo

2.    Mejoras en energía, material, y otros recursos

3.    Mejoras en ambiente de trabajo

4.    Mejoras en máquinas y procesos

5.    Mejoras en plantillas y herramientas

6.    Mejoras en trabajos de oficina

7.    Mejoras en calidad del producto

8.    Ideas para nuevos productos

9.    Servicio al cliente y relaciones de cliente

Matsushita en 1985 encabezaba la lista de empresas con mayor número de sugerencias, rebasando los 6 millones de sugerencias. Pero también hay empresas y casos de estudio importantes como Hitachi, Canon, Aisin-Warner y muchas otras.

Algo importante es que en dichos casos de estudios todas manejan un programa estructurado y todas buscan premiar y/o compartir los ahorros con los trabajadores generadores de ideas. Esto es clave para el éxito de los programas de sugerencias.

Cuando pensemos en implementar un programa de sistema de sugerencias es importante llevar a cabo 3 fases. La primera fase es que la gerencia debe hacer todo el esfuerzo por motivar y buscar la participación de los empleados en sugerencias, sin importar si estas no son aún muy productivas. La fase 2 es generarles un programa de educación y entrenamiento a los trabajadores para mejorar las ideas, y la fase 3 es donde la gerencia ya puede buscar los impactos económicos en las sugerencias, pero solo si la fase 1 y 2 han sido exitosas.

Como conclusión podemos decir que como parte de tu implementación de Kaizen, tienes que incluir un programa muy estructurado de sistema de sugerencias y convencer a los directivos de la empresa que al final dicho programa es para mejorar las condiciones de los trabajadores y las finanzas de la compañía. Solo es cuestión de revisar un poco de historia sobre este tema y veremos casos como Canon donde en 1983 generaron 390,000 sugerencias con un impacto estimado de U.S. $84 millones, esto con una inversión o gasto de U.S. $1.08 millones. Es claro que para llegar a estos niveles tenemos que pensar en los programas de sugerencias en términos de 5 a 10 años de lapso para su madurez.

Recordemos que la creatividad no utilizada es uno de los 8 desperdicios que se manejan en Lean, por tal razón el desarrollar un sistema de sugerencias como parte de tu implementación de Kaizen es una manera de atacar directamente a este desperdicio que para muchos es el peor de los 8 existentes.


Julio Rodriguez
juceropa@gmail.com




www.institutoleankaizen.com