Despliegue de Estrategía Hoshin Kanri, una buena forma de alinear los recursos hacia una visión de mejora.

Cuando buscamos implementar Lean o una estrategia de Kaizen es muy común preguntarnos por donde empiezo, y hacia dónde vamos en el corto, mediano y largo plazo. Esto sucede porque en muchas ocasiones no documentamos una estrategia que se encargue de perfilar todos los esfuerzos de Lean y Kaizen en la empresa. Ocasionalmente la misma empresa nos pide seamos pragmáticos y no dogmáticos, pero es aquí donde puede estar escondido un importante eslabón y que nos brincamos por el hecho de buscar ser demasiado prácticos, dicho eslabón es la planeación. Solo basta recordar el ciclo de Deming PDCA para entender que debemos empezar por una buena planeación antes de avanzar a la ejecución.

Hasta cierto punto es algo entendible que perdamos dicho eslabón porque la empresa puede llevarte o empujarte hacia la obtención de ahorros de este año sin buscar la visión de más largo plazo. Dicho de otra forma, las metas del día, mes y año son tan poderosos que no permiten en muchas ocasiones dedicarle tiempo a una planeación.

Te has preguntado cual es la meta de tu empresa en 3 o 5 años. ¿Tienes respuesta? Típicamente no la tenemos y muy ocasionalmente solo sabemos la meta del año actual, y estas metas anuales las obtenemos 3 o 4 meses después que inició el año. No contar con una estrategia clara, definida y con mínimo alcance de 3 años es un síntoma potente de pensamiento orientado a resultados y no a pensamiento orientado a procesos. Además genera posibles desorientaciones y/o confusiones entre la priorización de tareas, proyectos y recursos.

Una herramienta que tiene la intención de ayudar a definir, documentar y desplegar una estrategia a 3 o 5 años es Hoshin Kanri, que es también conocida como SDP (Strategy Deployment Process), Hoshing Planning, Policy Deployment entre otros nombres. Esta herramienta o sistema se compone de lo siguiente:

1. Objetivos de alcance a 3 o 5 años
2. Objetivos anuales
3. Estrategias o tácticas para alcanzar los objetivos anuales y de alcance
4. Medibles para las estrategias
5. Recursos asignados
6. Plan de acción (generalmente documentado en un A3)
7. Tablero de medición mensual

Todos estos contenidos típicamente se documentan en una matriz X y es esta la columna vertebral de Hoshin Kanri.

Hoshin Kanri son palabras en idioma japonés que significan lo siguiente:

Ho = Dirección
Shin = Aguja
Kan = Control
Ri = Razón, lógica

Podemos entonces definir o acomodar estos vocablos como dirección estratégica. Cabe mencionar que esta herramienta es pionera de Toyota que al igual son los iniciadores de la filosofía Lean.

Existen otras definiciones de esta herramienta como se menciona a continuación:

• Plan de 1 año que refleja los objetivos de estrategia de 3 años.
• En teoría, un enfoque sistemático en administrar la mejora de los procesos críticos.
• En práctica, una de las formas más efectivas de liderazgo para la administración de procesos y recursos. La mejor forma de hacer uso de tiempo, recursos y dinero.

Algo importante de mencionar en esta herramienta es que su función es desplegar una estrategia, y eso es muy distinto a decir que como compañía tenemos un plan estratégico o una visión de 3 o 5 años. Hoshin Kanri te ayuda además de documentar la estrategia y una visión a que la despliegues hacia los diferentes niveles de la empresa mediante objetivos anuales que te acerquen a los grandes objetivos de más largo plazo (3 o 5 años). Dichos objetivos anuales son acompañados en su despliegue de la organización de recursos, responsabilidades y la implementación de medibles para ir observando el progreso mensual y anual.

Lean es una filosofía que requiere alto nivel de compromiso y disciplina y Hoshin Kanri no es la excepción, sin embargo es una herramienta muy poderosa para llevar un negocio a otro nivel.

En un plan de implementación de filosofía Lean, Hoshin Kanri se convierte en una herramienta indispensable y si bien es verdad que no es prescindible para el arranque de tu viaje en Lean, pero si es clave que sea parte de tu paquete de herramientas a utilizar. Recuerda que en cualquier negocio o giro no sabrías hacia donde irías si no se tiene una estrategia definida y documentada con su plan de despliegue a todos los niveles.

Dicho de otra forma, si no se tiene una estrategia en forma a largo plazo entonces seguramente puedes estar trabajando de forma muy tradicional, sacando proyectos de donde se pueda y casi puedo asegurar que los recursos chocan entre ellos y que a la gran mayoría no le queda claro hacia dónde quiere ir la empresa en el largo plazo.

Algo importante de mencionar es que Hoshin Kanri debe ser adoptada e iniciada con la alta gerencia, son ellos los responsables de documentar una estrategia para llevar a la empresa a niveles más altos. El problema fuerte es que muchas veces en esos niveles se carece de esa visión y típicamente “nunca hay tiempo” para sentarse y definir una estrategia sino lo contrario el tiempo se gasta en resolver el día a día. Sin darse cuenta en muchas empresas los altos gerentes o directores actúan como supervisores ya que solo quieren estar en la problemática diaria.

Pregunta en tu empresa cual es la meta de la compañía a 3 o 5 años y como tu colaboras para llegar a ella, si no hay una respuesta clara entonces sugiere el uso de Hoshin Kanri.

Julio Rodríguez
juceropa@gmail.com

www.institutoleankaizen.com